Reisekosten-
abrechnung. Endlich einfach.

Der Verpflegungsmehraufwand (VMA) ist eine steuerliche Pauschale nach § 9 Abs. 4a EStG, die den finanziellen Mehraufwand für Verpflegung auf Dienstreisen abdeckt. Die Höhe richtet sich ausschließlich nach der Dauer der Abwesenheit vom Wohnort, nicht nach den tatsächlich entstandenen Kosten. Bei einer Abwesenheit unter 8 Stunden besteht kein Anspruch. Bei 8 bis 24 Stunden beträgt der VMA 14 Euro. Bei mehr als 24 Stunden Abwesenheit (voller Reisetag) sind es 28 Euro. An An- und Abreisetagen bei mehrtägigen Reisen gilt pauschal 14 Euro, unabhängig davon, wie viele Stunden du an diesen Tagen tatsächlich unterwegs bist.

Stellt der Arbeitgeber, das Hotel oder der Veranstalter Mahlzeiten bereit, muss der VMA gekürzt werden. Die Kürzungssätze beziehen sich immer auf den vollen Tagessatz von 28 Euro: Frühstück 5,60 Euro (20 %), Mittagessen 11,20 Euro (40 %) und Abendessen 11,20 Euro (40 %). Das gilt auch an An- und Abreisetagen, obwohl dort nur 14 Euro VMA anfallen, die Referenzgröße bleibt der 28-Euro-Satz. Selbst bezahlte Mahlzeiten zählen nicht als gestellt und lösen keine Kürzung aus.

Für Dienstreisen mit dem eigenen PKW gilt eine einheitliche Kilometerpauschale von 0,30 Euro pro Kilometer, für die gesamte Strecke, ohne Staffelung. Für Motorräder und Mopeds gilt einheitlich 0,20 Euro pro Kilometer. Die Pauschale wird für Hin- und Rückfahrt gewährt. Beispiel: 50 km einfach (100 km gesamt) × 0,30 € = 30,00 €. Nicht verwechseln mit der Entfernungspauschale (0,38 €/km ab 2026), die betrifft nur den täglichen Arbeitsweg.

Nach drei Monaten ununterbrochener Tätigkeit an derselben Einsatzstelle entfällt der Anspruch auf den Verpflegungsmehraufwand. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen am Stück setzt die Frist komplett zurück, egal ob Urlaub, Krankheit oder anderer Einsatzort. Die Frist gilt pro Einsatzstelle, nicht pro Auftraggeber. Typischer Fehler bei Langzeitprojekten: die Frist übersehen und den VMA weiter ansetzen.

Für Übernachtungen auf Geschäftsreisen gibt es zwei Wege: Tatsächliche Kosten mit Hotelrechnung (Vorsteuerabzug möglich) oder die Übernachtungspauschale von 20 Euro pro Nacht (nur Arbeitnehmer). Selbstständige müssen grundsätzlich die tatsächlichen Kosten nachweisen. Tipp: Immer eine Rechnung mit separatem Frühstücksausweis verlangen, das spart Geld bei der Abrechnung.

Die fünf häufigsten Fehler kosten bares Geld: Veraltete Pauschalen verwendet, Mahlzeitenkürzung vergessen, An-/Abreisetage falsch berechnet (immer 14 €, unabhängig von Stunden), Dreimonatsfrist überschritten, Belege nicht aufbewahrt (10 Jahre Pflicht). Ein automatisiertes Tool wie tripfix verhindert die ersten vier Fehler komplett.

Als Freelancer sind Reisekosten Betriebsausgaben und mindern direkt den steuerpflichtigen Gewinn. Vorsteuerabzug auf Hotelrechnungen und Tickets ist möglich. Keine Genehmigung nötig, jede geschäftlich veranlasste Reise zählt. Privatanteile müssen herausgerechnet werden. Alle Pauschalen gelten identisch wie für Arbeitnehmer, nur steuerlich als Betriebsausgabe statt Werbungskosten.